3 Keuntungan Digitalisasi Layanan Kesehatan dengan Scanner Brother

“Bapak, sekarang jadwal minum obat ya. Tapi sebelumnya ditensi dulu”, ujar seorang perawat yang baru saja masuk ke kamar tempat Abah dirawat

Coba lihat, betapa tebalnya rekam medis Abah

Teteh Perawat ini kemudian membuka puluhan lembar kertas, menelusuri satu per satu catatan pada lembar terakhir bundel Rekam Medis milik Abah.

Abah yang melihat tebalnya Rekam Medis kepunyaannya sendiri kemudian berujar,

Meskipun ujiannya open book.. Kalau bukunya tebal begitu mah puyeng juga ya neng?

Teteh perawat pun tertawa…

Ya, meski dalam kondisi sakit, Abah memang gak pernah kehilangan selera untuk bercanda. Alhamdulillah… ini jadi salah satu penyemangat juga buat kami yang kadang sedih melihat Abah terkulai lemas di tempat tidur rumah sakit.

Wajar saja kalau Rekam Medis Abah sangat tebal. Abah sudah menjalani rawat jalan dan juga rawat inap berkali-kali selama 4 tahun terakhir di sebuah Rumah Sakit di bilangan Arcamanik Bandung.

Sebelumnya RSHS yang menjadi rumah kedua bagi kami, karena Abah harus rawat jalan tiap bulan bahkan pernah menginap selama sebulan penuh di RSHS. Namun karena pertimbangan waktu dan jarak, akhirnya diputuskan untuk pindah rawat jalan ke Rumah Sakit di Arcamanik ini. Hanya 15 menit dari rumah. Pelayanannya juga gak kalah bagus. Dan yang gak kalah penting, bisa pakai BPJS hehehe

Saat pertama kali pindah rawat jalan ke Rumah Sakit di Arcamanik ini, baik Abah maupun Nene hanya membawa KTP, kartu BPJS, surat rujukan dari Faskes 1, dan beberapa hasil lab yang sudah dilakukan selama 6 bulan terakhir.

Rekam Medis di rumah sakit sebelumnya gimana? Tentu saja tidak dibawa. Padahal Rekam Medis Abah di RSHS juga tidak kalah tebal hehe…

Nah, ini baru Rekam Medis milik salah satu pasien. Padahal rekam medis pun ada beberapa jenis, diantaranya: 1) Rekam medis pasien rawat jalan, 2) Rekam medis pasien rawat inap, 3) Rekam medis pasien gawat darurat, 4) Rekam medis pasien dalam keadaan bencana, dan 5) Rekam medis pasien pelayanan dalam ambulans.

Dalam sehari ada ratusan orang yang datang untuk rawat jalan, dan juga puluhan kamar rawat inap yang terisi. Terbayang kan berapa banyak rekam medis yang tersimpan di ruang penyimpanan?

Tempat penyimpanan rekam medis tentunya memiliki kapasitas yang terbatas. Dengan bertambahnya rekam medis setiap hari membuat tempat
penyimpanan rekam medis menjadi tidak rapi sehingga pelayanan rekam
medis menjadi terhambat.

Bagaimana jika terjadi kejadian tidak terduga seperti bencana alam, banjir, gempa, atau kebakaran misalnya?

Seperti saat terjadi gempa bumi yang melanda pesisir utar pulau Sumatera dan disusul oleh tsunami pada tanggal 26 Desember 2004 silam.

Saat itu beberapa Puskesmas benar-benar lenyap karena tsunami, beberapa rusak berat sehingga tidak bisa dimanfaatkan, dan sebagian lagi mengalami kerusakan ringan. Satu Rumah Sakit Tentara rusak berat dan tidak dapat difungsikan lagi. Satu Rumah Sakit swasta juga rusak berat, dan beberapa poliklinik tidak dapat digunakan lagi.

Bagaimana dengan rekam medis yang ada di layanan kesehatan tersebut? Tentu saja ikut rusak bahkan lenyap tak berbekas.

Hanya RS Tjut Nyak Dien yang masih tersisa sebagai satu-satunya fasilitas kesehatan yang masih dapat berfungsi. (Sumber : Satu Tahun Kegiatan RS Dr. Sardjito, Fakultas Kedokteran dan Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada, 2015)

Pada tanggal 17 Januari 2016 juga terjadi kebakaran di Rumah Sakit MM Dunda Limboto yang mengakibatkan berbagai arsip penting rekam medis ludes menjadi abu dilalap api (Sumber : Kompas 18 Januari 2016).

Kebakaran di Rumah Sakit MM Dunda Limboto

Pada tanggal 28 Januari 2014, Gedung Instalasi Rawat Jalan Rumah Sakit Arga Makmur Bengkulu juga mengalami kebakaran hebat yang menghanguskan 20 unit komputer dan printer, 20 unit ac, 10 unit laptop, 20 unit stavol, 60 unit meja dan kursi karyawan, 12 unit lemari arsip, 10 unit loper dan meja komputer, serta satu unit alat internet. Diperkirakan kerugian mencapai lebih dari Rp 1 miliar, yang terdiri dari kerugian fisik dan bangunan Rp 750 juta dan kerugian arsip Rp 300 juta yang berisikan berkas pasien (Sumber : Bengkulu Ekspress).

Kebakaran di Rumah Sakit Arga Makmur Bengkulu

Beberapa tahun yang lalu, di Australia sempat terjadi kebakaran di sebuah rumah sakit. Sistem fire sprinkler yang merupakan sistem pemadam kebakaran pada sebuah bangunan, secara otomatis menyala karena terpicu oleh api. Api bisa segera dikendalikan. Namun air dari fire sprinkler terlanjur membasahi seluruh ruangan, termasuk ruangan tempat penyimpanan dokumen rekam medis para pasien.

Fire sprinkler system sebagai antisipasi kebakaran

Sebagai upaya penyelamatan, dokumen rekam medis yang basah ini kemudian dikeringkan dengan cara dijemur di terik matahari.

Ah, ya… Jadi ingat kalau saya juga pernah mengeringkan buku anak-anak yang basah terkena air hujan atau tumpahan botol minum di tas. Biasanya setelah saya keringkan di terik matahari, saya lanjutkan dengan menyetrika tiap lembaran kertas yang kisut karena kebasahan agar sedikit rapi hehe…

Terbayang ya, bagaimana sibuknya menjemur ratusan bahkan ribuan lembar kertas rekam medis. Tentunya tidak ada proses lanjutan seperti menyetrika tiap lembar kertas rekam medis seperti yang saya lakukan. Kasihan atuh tukang setrikanya hihi…

Setelah dikeringkan di terik matahari, dokumen rekam medis tersebut dikembalikan ke tempat semula.

Selama 6 bulan sejak kejadian tersebut, ditemukan kasus kesehatan bahwa petugas rekam medis sangat sering sakit.

Setelah diteliti, diketahui bahwa jamur yang terdapat pada dokumen rekam medis lah yang menjadi penyebab dari sering sakitnya petugas rekam medis.

Jamur pada kertas

Ternyata proses penjemuran saja tidak cukup untuk mengembalikan
rekam medis kepada keadaan semula.

Karena dianggap membahayakan kesehatan petugas rumah sakit termasuk para dokter, keputusan sulit pun diambil. Semua dokumen rekam medis yang berjamur harus dimusnahkan.

Sebelum dokumen rekam medis yang berjamur dimusnahkan, konten dari rekam medis harus diselamatkan. Caranya adalah dengan melakukan pemindaian atau scanning dokumen rekam medis tersebut.

Dengan kondisi dokumen yang berjamur, petugas scanning pun harus ekstra waspada bahkan dilengkapi dengan kostum khusus yang serupa dengan kostum petugas penanggulangan wabah virus flu burung. Tentu alasannya adalah demi kesehatan mereka sendiri.

Andai saja pemindaian dokumen rekam medis dilakukan sebelum kejadian basahnya dokumen karena fire sprinkler maka petugas pemindai dokumen rekam medis tidak perlu sampai menggunakan kostum khusus seperti itu.

Andai sebelum terjadinya bencana seperti tsunami atau kebakaran yang melanda RS MM Dunda Limboto juga RS Arga Makmur dilakukan pemindaian dokumen rekam medis, tentunya masih ada cadangan berkas rekam medis meski dokumen aslinya hangus terbakar.

Namun ada yang harus dipertimbangkan sebelum memulai digitalisasi layanan kesehatan yaitu memilih pemindai yang handal dan tepat guna seperti scanner brother.

Menilik kebutuhan pemindaian dokumen rekam medis di layanan kesehatan, scanner yang paling tepat digunakan adalah Scanner Brother ADS-3000N.

Berikut spesifikasi Scanner Brother ADS-3000N

Ada tiga keuntungan digitalisasi layanan kesehatan dengan menggunakan Network Scanner Brother ADS-3000N

Waktu, bagi siapapun juga, sangatlah berharga. Terlebih di Rumah Sakit yang berhubungan dengan kesehatan dan keselamatan orang. Lambatnya penanganan ataupun pelayanan di Rumah Sakit bisa berakibat fatal.

Begitu juga dengan proses pemindaian berkas-berkas rekam medis yang berjumlah ratusan bahkan ribuan. Jika scanner yang digunakan tidak memiliki kemampuan untuk memindai dokumen dengan cepat, maka bisa terjadi penumpukan berkas rekam medis atau bahkan kehilangan berkas medis karena tercecer saat menunggu antrian pemindaian.

Scanner Brother ADS-3000N tergolong jenis scanner Automatic Document Feeder (Pemindai Dokumen Otomatis). Cukup menyimpan setumpuk kertas/dokumen yang akan dipindai kemudian tekan tombol Scan dan dokumen pun secara Otomatis akan langsung di-scan.

Scanner Brother ADS-3000N mampu memindai dokumen 2 sisi. Dilengkapi dengan dua mata scan (Duplex), Scanner Brother ADS-3000N dapat memindai dokumen 2 sisi sebanyak 50 lembar dalam sekali proses scan dengan kecepatan scan 50 lembar/menit (page per minute) sehingga meningkatkan produktivitas.

Pernah melihat hasil pemeriksaan Elektrokardiografi atau EKG? Hasil eKG yang berupa grafik ini memerlukan ketepatan saat pembacaan agar diperoleh diagnosa yang tepat.

Scanner Brother ADS-3000N dilengkapi dengan perangkat lunak pengolah gambar pada secara otomatis yang memeriksa dokumen atau kertas yang dipindai dan menerapkan pengaturan koreksi gambar yang tepat untuk hasil scan optimal.

Ukuran kertas EKG yang biasanya cukup panjang juga tidak jadi masalah. Karena Scanner Brother ADS-3000N ini mampu memindai dokumen dengan ukuran lebar 51-215.9mm dan panjang 51-5000mm.

Scanner Brother ADS-3000N bisa dengan mudah memindai dokumen, foto, kartu nama dan kartu plastik timbul, dan banyak lagi.

Tidak perlu khawatir dengan ukuran dokumen yang berbeda-beda, karena dengan adanya Deskew Support Scanner Brother ADS-3000N ini bisa melakukan cropping dokumen secara otomatis.

Format hasil scan ADS-3000N meliputi JPEG, TIF, BMP, PDF, PNG, Searchable PDF, Word, Excel, TXT.

Scanner Brother ADS-3000N dilengkapi bundle software Brother Control Center, ABBYY FineReader Sprint 12.0, ABBYY PDF Transformer Plus (Windows), Nuance Paperport 14 SE (Windows).

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan no. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa meskipun informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaannya oleh klinisi, petugas pengelola dan pimpinan sarana kesehatan, namun informasi ini dapat dibuka antara lain untuk memenuhi permintaan aparatur penegak hukum atas perintah pengadilan dan memenuhi permintaan institusi/lembaga sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Jika pada pemindaian secara “konvensional” scanner harus selalu terhubung dengan perangkat induk (laptop/desktop) dan hasil scan disimpan di perangkat induk, lain halnya dengan Scanner Brother ADS 3000N yang dapat digunakan di mana saja jaringan WiFi atau kabel Ethernet yang tersedia.

Hasil scan bisa dikirim ke berbagai tujuan seperti E-mail, OCR, File, Image, USB, E-mail Server, Network folders, FTP/SFTP, Microsoft® SharePoint®, Web, Cloud, dan mobile devices via aplikasi gratis Brother iPrint&Scan app.

Jadi ketika ada institusi yang memerlukan hasil pemindaian rekam medis dengan segera, cukup pindai dan unggah hasilnya langsung melalui jaringan yang tersedia.

Pengunggahan hasil pemindaian melalui jaringan ini memungkinkan kita mengatur otentifikasi pengguna sehingga lebih menjamin bahwa sistem akan sulit dimasuki akses-akses yang ilegal.

Selain itu Scanner Brother ADS-3000N juga didukung oleh up to 600 dpi optical resolution, 1200 dpi (interpolated) ditambah koleksi yang kuat dari fitur optimasi gambar termasuk hole punch removal, background removal, blank page removal, deskew support, dan masih banyak lagi.

Itu saja keuntungan menggunakan scanner Brother untuk layanan kesehatan?

Meski tidak secara langsung mendatangkan keuntungan secara materi bagi rumah sakit maupun penyelenggara layanan kesehatan lainnya, namun scanning/pemindaian dokumen rekam medis ini memiliki manfaat yang sangat banyak.

Yang pertama adalah Layanan kesehatan bisa menghemat pengeluaran karena dapat menghemat penyimpanan fisik rekam medis yang memerlukan tempat penyimpanan dan perlakuan khusus.

Yang kedua, penyimpanan versi digital rekam medis juga bisa mengurangi waktu pencarian dokumen rekam medis sehingga mempercepat proses pelayanan di rumah sakit, sehingga jumlah pasien yang dapat dilayani pun diharapkan bisa meningkat.

Manfaat lain dari pengarsipan rekam medis secara digital dari contoh kasus di rumah sakit di Australia adalah antisipasi terhadap terjadinya kebakaran. Mungkin bukan dokumen rekam medis yang terbakar. Namun kebakaran kecil sedikit saja di gedung yang sama dengan ruang arsip rekam medis, dapat memicu fire sprinkler bekerja sehingga pada akhirnya dapat merusak dokumen rekam medis.

Pepatah lama bilang, sedia payung sebelum hujan, maka tak ada salahnya jika layanan kesehatan pun sedia scanner Brother sebelum dokumen penting seperti berkas rekam medis rusak dan hilang…

Tulisan ini diikutsertakan pada Lomba Blog Scanner Brother